Diagrama de Gantt: El camino Paso a Paso

Empecemos con un recuento del camino a emprender para lograr de manera más fácil nuestras metas, bien sean personales o de nuestros negocios y emprendimientos. En primer lugar debemos definir el punto de partida y la meta, la brecha existente entre estos dos puntos y los proyectos y acciones que se deben emprender para cortar la longitud de esta brecha (ver artículo de Análisis de Brechas). En segundo lugar, y una vez se han determinado los proyecto que se deben realizar es necesario priorizarlos para saber por donde empezar (ver artículo de priorización de proyectos). Siguiendo este camino, y teniendo claro en este punto el orden de ejecución de los mismos, es posible entrar a definir las tareas y la duración del proyecto. Hasta el momento no he encontrado una mejor herramienta que el Diagrama de Gantt para ordenar la ejecución de los proyectos.

De esta manera se debe empezar por determinar las actividades que componen la ejecución del proyecto. Es decir la totalidad del mismo se debe desglosar en una serie de actividades por realizar. Adicional a esto, se debe calcular el número de recursos con los que cuenta para realizar cada una de estas actividades y teniendo esto en cuenta es posible calcular el número de días que se requerirán para realizar la actividad. Recuerde que es muy importante la variable “número de recursos”, pues no tomará el mismo tiempo que una sola persona ejecute una actividad a que esta misma sea ejecutada por cinco trabajadores.

Teniendo claro el tiempo de ejecución por actividad, hay que tener en mente dos tipos de restricciones a la hora de construir el diagrama. En primer lugar se debe tener en cuenta algo que aparentemente es muy obvio, pero que puede producir grandes errores en el cálculo del tiempo, que al final le pueden salir costosos. Una persona solo puede ejecutar una actividad a la vez, por este motivo no puede asignar de manera simultánea dos o más actividades que sean realizadas por el o los mismo recursos. ¡No caiga en este típico error!

La otra restricción que se debe tener en cuenta es la existencia de prerrequisitos para la ejecución de ciertas actividades. Esto funciona básicamente como el colegio. Así usted no podía avanzar de curso hasta que no terminara y pasara exitosamente los requisitos del curso anterior.

Teniendo todo lo anterior en mente es posible construir el Diagrama de Gantt para su proyecto. Para cada actividad que desplegó determine la fecha de inicio, como se expuso, teniendo en cuenta la limitación en numero de recursos y las actividades que son predecesoras de la misma. Se puede ayudar de programas especializados como Microsoft Project o Open Proj o también de otros programas como Excel. Habiendo terminado esto tendrá un claro cronograma de las tareas por ejecutar para elaborar su proyecto y la duración total del mismo.

Ejemplo de Diagrama de Gantt

Ejemplo Diagrama de Gantt

Imagen tomada de Flickr.com

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